Zeiterfassung

Online-Interface

Datenübertragung

Datennutzung

Cloud

Endgerät

Mobile  

App

Optional

RFID-

Terminal

PC-Platz

MFP

Die Arbeitszeit der Beschäftigten ist eine wichtige Messgröße für Unternehmen. Doch die manuelle Erfassung 
und Auswertung der Arbeitszeit bedarf vieler personeller Ressourcen. Nicht nur diese Kosten sind für Unter- 
nehmen eine Herausforderung, sondern auch die aktuelle Gesetzgebung. Nach dem EuGH-Urteil zur Arbeits- 
zeiterfassung müssen Unternehmen eine detaillierte Arbeitszeiten-Dokumentation ihrer Mitarbeiterinnen 
und Mitarbeiter vorweisen. Mit UTAX Zeitblick meistern Sie diese Herausforderungen effizient und schnell! 

UTAX Zeitblick ist eine schlanke Zeiterfassungslösung, die auf die essenziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens 
zugeschnitten ist. Die Arbeitszeiten werden bequem digital erfasst und ausgewertet, sodass der personelle Auf- 
wand auf ein Minimum reduziert wird. Zudem können Sie sicher sein, dass Sie gesetzeskonform agieren und dass 
Sie stets einen genauen Überblick über die Arbeitszeiten Ihrer Beschäftigten haben. Dabei ermöglicht UTAX Zeit- 
blick Unternehmen, selbst zu entscheiden, wie ihre ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Arbeitszeiten erfassen.

Die An- und Abmeldung am Multifunktionssystem ist schnell umzusetzen – in diesem Fall wird auch keine 
weitere IT-Hardware benötigt. Außerdem besteht die Möglichkeit, sich am PC-Arbeitsplatz über das Mitarbeiter- 
portal oder über die mobile App an- und abzumelden. Ebenso unkompliziert und sicher funktionieren unsere 
optionalen RFID-Terminals: Einfach das Gerät im System hinterlegen – und schon können sich Ihre Beschäftigten 
per RFID-Karte oder -Token anmelden. Die Datenübertragung erfolgt dann verschlüsselt über eine Cloud.

Wie können Sie flexibel auf Daten zugreifen?

Standortunabhängigkeit ist heute ein wichtiger 
Erfolgsfaktor für effiziente Prozesse in Unternehmen. 
Ist die Zeiterfassung entsprechend flexibel und 
zeitgemäß gestaltet – und kann sie von überall 
eingesehen werden?

Unsere Software ermöglicht den sicheren und 
standortunabhängigen Datenzugriff!

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre 
Zeiten über eine mobile App im Smartphone oder 
über den Webbrowser erfassen. Per Cloud werden 
die Daten dann an das System zur weiteren Nutzung 
übertragen, sodass Administratoren von jedem Ort 
und zu jeder Zeit darauf zugreifen können.

UTAX Zeitblick

Intuitiv, sicher und schnell verfügbar:  

So geht Zeiterfassung heute!

Wollen auch Sie Ihre Zeiterfassung einfacher und effizienter gestalten?  
Dann vereinbaren Sie gern einen persönlichen Termin mit uns Ihrem UTAX Vertragshändler.

Diese Leistungen bieten wir Ihnen und Ihren Beschäftigten:

▶

Intuitiv: Eine benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht eine schnelle Umstellung auf die  
elektronische Zeiterfassung.

▶

Ganzheitlicher Überblick: Erfassen und Einsehen von Arbeitszeiten ist bei allen vier Anmeldungs- 
optionen möglich.

▶

Integration: Direkte Zeiterfassung an den Multifunktionssystemen von UTAX, am PC oder über die App

▶

Effizientes Projektmanagement: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Zeiten direkt  
Projekten zuordnen.

Weitere Admin-Funktionen im Online-Interface:

▶

Verwalten von ganzen Abteilungen: Einfaches Anlegen von Zeitkonten durch das Management in 
diesen Abteilungen

▶

Intuitive Nutzerführung: Einfache Verwaltung der vielfältigen Anmeldungsmöglichkeiten 

▶

Erstellung von Projekten: Schnelles Anlegen und Verwalten von verschiedenen Projekten zur Erfassung 
der individuellen Zeiten

▶

Unternehmensweite und individuelle Konfiguration: Einstellungen für alle Beschäftigten oder alle 
involvierten Personen können schnell und einfach umgesetzt werden.

▶

Integrierter Support: Support-Anfragen können direkt über das Online-Interface gestellt werden.

Ihre Vorteile im Überblick:

▶

Exakt: Echtzeit-Datenerfassung sowie Einsehen von Anwesenheit und Arbeitsdauer

▶

Flexibel: Anmeldungen via Smartphone oder Online-Interface

▶

Kompatibel: Einfache Anmeldung über UTAX Multifunktionsdrucker (MFP) – oder optionales  
RFID-Terminal als ergänzende Lösung

▶

Sicher: Zentrale Verschlüsselung und Speicherung von Zeiten in der Cloud

UTAX Zeitblick

Alle Funktionen im Überblick

Ihre Vorteile

UTAX Zeitblick – Funktionalitäten für Administratoren

Was kann das Online-Interface?

Arbeitszeiten

• 

Der Administrator kann innerhalb des Web-Portals Arbeitszeiten in Echtzeit einsehen.

• 

Der Administrator kann Zeiten für Mitarbeiter erfassen und bearbeiten (z. B. bei Fehlstempelungen).

• 

Der Administrator kann festlegen, ob ein Mitarbeiter erfasste Zeiten verändern darf und ob ein  

Änderungskommentar notwendig ist.

Stundenkonto

• 

Das aktuelle Stunden-Soll wird pro Mitarbeiter anhand der festgelegten Einstellungen angezeigt.

• 

Es erfolgt eine Anzeige von Unter- und Überstunden.

• 

Die Anzeige der tagtäglichen Soll-Stunden kann ausgeblendet werden.

Wöchentliche Arbeitszeit

• 

Es kann die allgemeine wöchentliche Arbeitszeit eingestellt werden.

• 

Einstellungen können für jeden Mitarbeiter einzeln überschrieben werden.

Arbeitstage

• 

Es können die Wochentage, an denen die Mitarbeiter normalerweise arbeiten, festgelegt werden.

• 

Die wöchentliche Arbeitszeit wird auf diese Wochentage gleichmäßig verteilt.

Feiertage

• 

Es kann festgelegt werden, wie das System mit Feiertagen umgehen soll.

• 

Es kann das Bundesland ausgewählt werden, wonach die Berechnung der Feiertage erfolgen soll.

• 

Einstellungen können für jeden Mitarbeiter einzeln überschrieben werden.

Abwesenheitstage

• 

Fehlt ein Mitarbeiter aufgrund von Urlaub oder Krankheit, kann festgelegt werden, wie sich der Soll- 

Stundenstand verhalten soll.

Maximale Arbeitszeit

• 

Es kann die maximale Anzahl an Stunden einer Arbeitszeit festgelegt werden. 

Darstellung Arbeitszeiten

• 

Arbeitszeiten können im Dezimal- oder Stunden- und Minutenformat angezeigt werden.

Automatische Pausen

• 

Es kann eingestellt werden, welche Zeit automatisch ab einer bestimmten Länge der Arbeitszeit als  

Pause berücksichtigt werden soll (z. B. eine Anwesenheit von 6 Stunden enthält eine Pause von 30 Minuten).

Pausendynamik

• 

Pausen können partiell oder vollständig abgezogen werden.

Kurze Abwesenheiten

• 

Melden sich Mitarbeiter für Abwesenheiten von bis zu 3 Stunden vom System ab, kann eingestellt werden, 

ob das Abmelden als Pause, als Unterbrechung oder als Beendigung des Arbeitstages gewertet werden soll.

Standorterfassung

• 

Es kann optional der Standort der Mitarbeiter erfasst werden, wenn sich diese per Mobile App an- oder 

abmelden.

Druck erfasster Zeiten

• 

Zeitübersichten können aus dem Online-Interface gedruckt werden.

Export

• 

Zeitübersichten können als CSV exportiert werden.

Mitarbeiterpflege

• 

Der Administrator kann das initiale Passwort des Mitarbeiters einsehen und es zusammen mit einer Anleitung 

ausdrucken.

• 

Der Administrator kann innerhalb der Mitarbeiterdetailansicht das aktuelle Passwort des Mitarbeiters zurücksetzen.

• 

Mitarbeiter können über das Online-Interface hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden.

Abwesenheiten

• 

Der Administrator kann eingereichte Abwesenheiten prüfen und genehmigen oder ablehnen.

• 

Der Administrator kann über einen Kalender alle aktuell genehmigten Abwesenheiten einsehen.

Projekte

• 

Es können Projekte angelegt werden, auf die die Mitarbeiter ihre Zeiten buchen können.

• 

Der Administrator kann die erfasste Zeit auf dem Projekt einsehen.

• 

Es können ein Standort und ein Radius festgelegt werden, in denen eine Buchung immer automatisch  

auf ein bestimmtes Projekt gebucht wird.

• 

Der Administrator kann für MFPs und RFID-Terminals ein Standardprojekt hinterlegen.

Anwesenheiten

• 

Der Administrator kann sämtliche aktuellen Anwesenheiten in Echtzeit einsehen.

• 

Es kann unterschieden werden, welche Mitarbeiter ausgestempelt sind, eine Abwesenheit hinterlegt  

haben oder keinen Arbeitstag haben.

Abteilungen

• 

Vom Hersteller können Abteilungsleiter hinzugefügt werden.

• 

Der Administrator kann die Abteilungsleiter zu den verschiedenen Abteilungen hinzufügen.

• 

Die Abteilungsleiter können nur die Mitarbeiter ihrer jeweiligen Abteilung verwalten.

Wie funktioniert die MFP-App?

Authentifizierung

• 

Mitarbeiter können sich am Multifunktionssystem (MFP) innerhalb der Zeiterfassungs-Anwendung  

per RFID (mit Karten) authentifizieren.

Arbeitszeiterfassung

• 

Der Mitarbeiter kann nach erfolgreicher Authentifizierung seine Zeiten direkt am MFP erfassen.

• 

Der Mitarbeiter kann seine erfassten Arbeitszeiten in der Monatsansicht einsehen.

• 

Beim Stempeln wird das aktuelle Stunden-Soll anhand der festgelegten Einstellungen angezeigt.

aQrate

• 

Die HyPAS

TM

-App kann in Verbindung mit aQrate verwendet werden. Der Mitarbeiter kann sich in  

aQrate authentifizieren und sich anschließend über Single-Sign-On in in UTAX Zeitblick anmelden. 

Wie funktioniert die Mobile App?

Smartphone-App

• 

Mobile Apps können für Android und iOS aus dem jeweiligen App-Store heruntergeladen werden.

Erfassung von Arbeitszeiten

• 

Der Mitarbeiter kann über die Mobile App Arbeitszeiten stempeln.

• 

Mitarbeiter haben per Mobile App die Möglichkeit, erfasste Zeiten zu korrigieren.

Administration

• 

Administratoren können festlegen, ob ein zusätzlicher Kommentar vom Mitarbeiter verfasst werden  

muss, wenn Arbeitszeiten geändert werden.

• 

Das Passwort kann vom Mitarbeiter geändert werden.

Standorterfassung per App

• 

Es kann optional der Standort der Mitarbeiter erfasst werden, wenn sich diese per Mobile App an-  

oder abmelden.

Abwesenheiten

• 

Mitarbeiter können ihre Abwesenheiten über die Mobile App einreichen. 

• 

Mitarbeiter können über die Kamera ihres Smartphones Anhänge scannen und mit dem Antrag übermitteln.

Stundenkonto

• 

Der Mitarbeiter kann in einer Kalenderansicht für jeden Tag die gebuchten Zeiten und Fehltage einsehen.

• 

Der Mitarbeiter kann seine aktuellen Über- und Unterstunden einsehen.

Was ist mit Wartung, Support und Sicherheit?

Support

• 

Sollten doch einmal Probleme auftreten, können Supportanfragen bequem über das  

Kontaktformular in der Online-Ansicht erstellt werden.

Updates

• 

Durch Hosting auf Servern des Anbieters aktualisiert sich die Software automatisch.

Datensicherheit

• 

Daten werden verschlüsselt an das zentrale System zur Datennutzung übertragen.

• 

Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert und nach nationalen  

Datenschutzrichtlinien geschützt.

• 

Sämtliche Informationen zum Thema Datensicherheit und Auftragsverarbeitung können  

innerhalb der Weboberfläche heruntergeladen werden.

UTAX

Zusätzliche Funktionen

Erweiternde Funktionen sind bislang nicht in das UTAX Zeitblick Basispaket integriert, um den Nutzern eine 
möglichst schlanke Benutzeroberfläche zu bieten. Sie können nach Absprache für den Kunden individuell 
hinzugefügt und eingerichtet werden.

UTAX Zeitblick – Erweiterungen für Administratoren

Welche Zusatzfunktionen gibt es?

Zeitrundungen

• 

Arbeitszeiten können auf 5 / 10 / 15 / 30 Minuten mathematisch korrekt auf- oder abgerundet werden.

Zeitfenster

• 

Erfasste Arbeitszeiten innerhalb eines bestimmten Zeitfensters (z. B. 6:45 Uhr bis 7:10 Uhr) werden auf eine 

vorher definierte Uhrzeit gesetzt (z. B. 7:00 Uhr).

Accounts

• 

Es können mehrere Accounts pro Unternehmen angelegt werden.

Berichtgenerierung mit 

angepasstem Startdatum

• 

Berichte werden standardmäßig jeweils vom 1. bis zum letzten Tag des Monats erstellt. Einige Unternehmen 

rechnen zu anderen Stichtagen ab (z. B. vom 26. zum 25. des Folgemonats) und benötigen daher eine 

angepasste Berichterstellung.

UTAX